文●人材開発室 田嶋 雅代

外出時の汗、急な夕立等、思いがけず衣服や持ち物が濡れてしまった経験はないでしょうか。訪問先などで、失礼のないように備えておきましょう。 

ハンカチをいつも携帯していますか？
ハンカチ（またはハンドタオル等）は清潔なものを常に携帯し、汚れたものを人前で使うことのないようにしましょう。汗をかいている場合は、訪問先に入る前に拭っておきます。
雨にあたった場合は、衣服やカバンなどについた水滴を拭い、訪問先を汚すことのないように配慮します。いずれも事前に身だしなみを整えることですが、相手を不快にしないように配慮しましょう。

止まらない汗には
保冷材や、濡れたタオルなどで首の後ろの部分を冷やすと体感温度が下がり、顔に汗をかきにくくなります。訪問先にはいる直前で対処しておくのもひとつの方法です。
扇子やうちわは、涼を得るのに便利な昔ながらの道具ですが、暑いからといって、いつでも
どこでも仰ぎ続けるのはマナー違反、目上の人の前では注意が必要です。 

猛暑の折、軽装となるため気持ちも緩みがちですが、だからこそ礼節の配慮が必要です。汗が気になる場合には、吸汗速乾機能、抗菌防臭機能の高い下着の活用や、制汗拭き取りシートの利用等、工夫してみるのもよいでしょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年8月号（ＶＯＬ 121）より

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連絡手段として便利な電子メール。パソコンや携帯電話から時間を選ばずに送信できる点が便利ですが、一方的に送るだけでは相手に確実に伝わらないこともあります。毎日多数やりとりするメールを過信せずに、上手に利用しましょう。 

用件が一目でわかる件名で送っていますか？
× 「お世話になっております」では挨拶の域を出ず、「問い合わせ」では何についてかが不明瞭です。  ○ 「9月分資料送付のお願い【JPA田嶋】」のように、誰からのどんな用件かが一目でわかれば、相手が読み飛ばしてしまう可能性を低減できます。

前置きが長くなっていませんか？
× 「今週中に原稿を提出いただけますか？」等の問い合わせに対して、できない可能性の理由説明から始まるメールは回りくどく、言い訳がましい印象を与え、相手をイライラさせてしまいます。  ○ 問い合わせの回答などは相手が知りたいと思う「結論」を先に簡潔にまとめ、必要に応じて顛末を加えます。

メールを送った＝相手に伝わったことにはなりません。送った相手が見過ごしている可能性もあります。メールは連絡の第一報という位置づけにし、対面や電話で確認し、内容を補完する心配りが必要です。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年9月号（ＶＯＬ １２２）より

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メールチェックは毎日欠かせませんが、メールに目を通すだけでチェック完了となるでしょうか？内容に応じた返信が必要な場合、タイムリーに対応できているかを見直してみましょう。 

メールチェックの時間を決めていますか？
×　基本はタイムリーな対応とし、受信の都度メールチェックと返信するのが理想的ですが、これでは毎日の受信数が多くなればなるほど、メールチェックに時間を費やすことになりかねません。

○　朝一、午後一、退社前等、メールチェックをする時刻と所要時間を決めることで、業務に集中する時間を確保できます。 

受信後、できるだけ早くに返信していますか？
×　質問や依頼等、即答が難しい内容のメールは対応を後回しにしがちです。これではメールの送信者は読んでもらったかどうかもわからないため不安に感じます。  

○　回答するのに時間を必要とする場合でも、まずメールを受信・確認した旨といつ頃回答ができるかの目安の時期をお知らせする返信メールを送ります。 

メールは時間を問わず送信でき、相手の都合の良い時間に読んでもらうことができるツールです。このため急を要する場面での使用は不向きとも言えます。そうとわかって使用していても、送信者は早い返事を期待しているものです。送信者への配慮を忘れずに、適切な対応を心がけましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年10月号（ＶＯＬ １２３）より

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メールの宛先にはTO、CC、BCCがあります。そのメールの目的や意図によって宛先を使い分けますが、適切な使い分けができているでしょうか。 

互いに知合いではない取引先A、B、C様へ、お知らせメールを送る場合。 

×　TOにA様、B様、C様のアドレス。自分以外にも同じメールが送られていることが一目瞭然。もともと知合いでないA様／B様／C様の場合は、メールアドレスが表示される形で送信するのは好ましくありません。 

○　TOに自分、BCCにA様、B様、C様のアドレス。A様／B様／C様それぞれ個別にメールが届いたように見えます。誤解を避けるために、一斉同報とする場合には、文頭にその旨をお断りしましょう。

取引先D様からのメールに返信する場合。 

○　TOにD様のアドレス。もちろん正解です。

◎ TOにD様のアドレス、CCに上司（場合によってはBCCに社内関係者）。アドレスが表示されるCCに上司のアドレスを入れることで、D様へは上司も了解している旨を伝えることができ、上司とも情報共有が可能。

TOはメールを送りたい当事者宛、受信者にメールアドレスが表示されます。CC（カーボンコピー）は当事者以外にその情報を共有したい相手で、受信者にメールアドレスが表示されます。BCC（ブラインドカーボンコピー）は、受信者にメールアドレスが表示されないため、情報を共有したいけれども、同報の際にプライバシーを守りたい相手、あるいは当事者には知らせずに同報したい相手宛に。時と場合に合わせて使い分けましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

 

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年11月号（ＶＯＬ １２４）より

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転送ボタンを押すと、自分が受信したメールを別の宛先に転送する送ることができるというのもメールの便利な機能の一つです。操作は簡単ですが、配慮に欠けると元々の送信者、転送先の受信者に迷惑がかかるおそれがあります。 

 

転送メールであることを明記！

転送ボタンを押すと件名には「FW：元の件名」が表示されるため、「転送メール」と判断できますが、本文にも「メールを転送します」の一文を入れて送信します。

転送意図も伝えると 情報共有がスムーズ！ 

受信した人に転送の意図が伝わるような工夫をしましょう。タイトルに「参考情報」と入れる、本文冒頭で転送する経緯を説明する、内容のポイントを記しておく等の配慮をすると情報共有がスムーズにできます。

編集・加工はしない、が原則！

転送するメール本文を変更すると、事実が歪み、辻褄があわなくなることがあります。無用な混乱・誤解を招く原因となるので、基本的に編集・加工をすべきではありません。

メールの内容や転送先によっては、送信者が転送されることを快く思わない場合や、守秘義務に違反する場合もあります。そもそも転送してもよい内容かどうかの判断や、元々の送信者に事前に転送の許可を得る等の確認は重要です。また転送メールでは、送信者の名前やアドレスが表示されますので、特に複数の人に転送する際には、名前・アドレスは表示しない等も配慮しましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年12月号（ＶＯＬ １２５）より

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文●人材開発室 田嶋 雅代

文●人材開発室 田嶋 雅代

文●人材開発室 田嶋 雅代

文●人材開発室 田嶋 雅代

挨拶をきっかけに始まるコミュニケーション。挨拶から会話へとつながり、信頼関係を深めていくためには、何が必要でしょうか。

挨拶＋もう一言
「先日の○○会は盛況でしたね」「風邪の具合はいかがですか」等、相手のことを気遣う言葉は、相手を見ていますよ、関心がありますよ、敬意をもっていますよ、ということを知らせることができます。こうした挨拶に続くことばから会話へとつなげることができます。

どんな言葉がふさわしい？
日頃から親交のある相手ならば、観察しているとふさわしい言葉が見えてきます。感謝、ねぎらい、励まし、気遣い等の気持ちを表す言葉をつないでみてはいかがでしょうか。 あまり面識のない相手ならば、「寒くなりましたね」等、季節やお天気に話題を見つけるとよいでしょう。

挨拶について、前回は基本編として気をつけたいことを、今回は応用編としてコミュニケーションを発展させる方法を考えました。挨拶にもうひと言を付け加えることによって、一往復の言葉のやり取りが、何往復にもなる会話に発展する可能性が広がります。こうして人間関係を深めていくことは、ビジネスにおいても重要です。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

  2011年12月号（ＶＯＬ 137）より  

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