文●人材開発室 田嶋 雅代
電話の向うの相手と話す際には、顔が見えないなどの理由から「ちゃんと伝わったかな？」と不安を感じることもあります。お互いに気を配ることで、その不安を解消したいものですね。
電話で感じた 「これでいいのかな？」
■ 社名が聞き取れない！
電話応対の第一声は社名を名乗ることですが、その「○○社でございます」を聞き取りにくいと感じることが、意外にも多いものです。原因は、応対者の慣れによる独特のイントネーションや、聞き取りやすい間を取っていないことです。初めて電話をかけた人にも聞き取りやすいかどうかを見直してみましょう。
■不在の相手にメッセージを残したからといって、用件が済んだことにはならない！
電話をかけた相手が不在の場合、応対した人や留守番電話にメッセージを残したからといって、必ず相手に伝わるとは限りません。特に連絡先を伝える際には必ず復唱確認をし、携帯電話の場合は電波の状態にも配慮が必要です。急ぎの場合や相手の返事が必要な場合は、時間を置いて再連絡し、確認をしましょう。
電話を受ける側、掛ける側、いずれにおいても気をつけたいことは、次の3つです。①曖昧表現は避け、誤解を招かないようにする、②復唱確認をする、③責任の所在を明らかにする。加えて、自分の用件ばかりを一方的に話すことのないように配慮しましょう。
（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）
