文●人材開発室 田嶋 雅代
契約書やカタログなどの書類を送付する際には送付状を添えます。送付案内やカバーレターとも呼ばれるこの書面で、相手に配慮した円滑な連絡体制を築きましょう。
送付状に記載しておきたいこと
□宛先
誰に宛てたものかを明記し、受取人にかならず届くようにします。
□日付
発信、発送した日付を明記し、万一、受渡しに時間がかかった場合でも、その書類がいつ時点の発信かをはっきりさせます。
□発信元
誰が発信したものかわかるように、発信元には社名だけでなく部署・担当者名まで明記し、問合せや返信に備えて連絡先も記載します。
□挨拶文
時候の挨拶に加え、送付した意図等を伝える一文を添えます。
□送信内容
書類ならば内容の概要と合計枚数、品物なら概要を明記し、受取人が、届いた物に不備がないかの確認ができるようにします。
重要な書類は出向いて手渡すのが最も丁寧な手段です。郵送等により送付する場合でも手渡す場合同様、相手が内容を確認しやすいように配慮した送付状を添えます。また、万一の不備に備え、必要に応じて控えを手元に残しておくとよいでしょう。
(監修:ビジネスマナー講師 八巻 惠子)