文●人材開発室 田嶋 雅代
メールチェックは毎日欠かせませんが、メールに目を通すだけでチェック完了となるでしょうか？内容に応じた返信が必要な場合、タイムリーに対応できているかを見直してみましょう。
メールチェックの時間を決めていますか？
× 基本はタイムリーな対応とし、受信の都度メールチェックと返信するのが理想的ですが、これでは毎日の受信数が多くなればなるほど、メールチェックに時間を費やすことになりかねません。
○ 朝一、午後一、退社前等、メールチェックをする時刻と所要時間を決めることで、業務に集中する時間を確保できます。
受信後、できるだけ早くに返信していますか？
× 質問や依頼等、即答が難しい内容のメールは対応を後回しにしがちです。これではメールの送信者は読んでもらったかどうかもわからないため不安に感じます。
○ 回答するのに時間を必要とする場合でも、まずメールを受信・確認した旨といつ頃回答ができるかの目安の時期をお知らせする返信メールを送ります。
メールは時間を問わず送信でき、相手の都合の良い時間に読んでもらうことができるツールです。このため急を要する場面での使用は不向きとも言えます。そうとわかって使用していても、送信者は早い返事を期待しているものです。送信者への配慮を忘れずに、適切な対応を心がけましょう。
（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）
