文●人材開発室 田嶋 雅代
提出、納品、支払等、さまざまな期限がありますが、ビジネスは期限を設けて進めるもの。約束の期限を過ぎたというのに相手のアクションがない場合、催促をしなければなりません。仕事を円滑に進めるためには、相手に配慮した確認が必要です。
期日を約束する
仕事を発注・依頼するときには期日を伝えて確認します。場合によっては、その後の関連業務の流れを説明し、期日が過ぎるとどのように支障が出るかを理解してもらいます。
■期限が到来したら速やかに連絡
約束の期限が到来してもアクションがない場合は、速やかに連絡をします。
■期限が到来する前に状況確認
事前に確認を入れることで、相手にも約束を再認識してもらえます。また相手の状況を知ることで、その後の対処方法が明確になります。
■行き違いも考慮
依頼した仕事が期日に届かないのは、不測の事態が起きたかもしれないし、相手の勘違いや手違い、あるいはこちら側のミスの可能性もあります。状況を確認し、いつまでに仕事が完了するか、次の期日を具体的に決めます。
催促すると相手の顔を潰すかもしれないとか、感情を逆なでするのではないかという恐れから、気が引けるかもしれませんが、催促は目標管理のプロセスです。相手の状況に対して配慮のある言葉を選んで、事実確認をし、速やかな仕事完了を目指しましょう。
（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）
