文●人材開発室 田嶋 雅代
連絡手段として便利な電子メール。パソコンや携帯電話から時間を選ばずに送信できる点が便利ですが、一方的に送るだけでは相手に確実に伝わらないこともあります。毎日多数やりとりするメールを過信せずに、上手に利用しましょう。
用件が一目でわかる件名で送っていますか？
× 「お世話になっております」では挨拶の域を出ず、「問い合わせ」では何についてかが不明瞭です。 ○ 「9月分資料送付のお願い【JPA田嶋】」のように、誰からのどんな用件かが一目でわかれば、相手が読み飛ばしてしまう可能性を低減できます。
前置きが長くなっていませんか？
× 「今週中に原稿を提出いただけますか？」等の問い合わせに対して、できない可能性の理由説明から始まるメールは回りくどく、言い訳がましい印象を与え、相手をイライラさせてしまいます。 ○ 問い合わせの回答などは相手が知りたいと思う「結論」を先に簡潔にまとめ、必要に応じて顛末を加えます。
メールを送った＝相手に伝わったことにはなりません。送った相手が見過ごしている可能性もあります。メールは連絡の第一報という位置づけにし、対面や電話で確認し、内容を補完する心配りが必要です。
（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）
