文●人材開発室 田嶋 雅代
転送ボタンを押すと、自分が受信したメールを別の宛先に転送する送ることができるというのもメールの便利な機能の一つです。操作は簡単ですが、配慮に欠けると元々の送信者、転送先の受信者に迷惑がかかるおそれがあります。
転送メールであることを明記！
転送ボタンを押すと件名には「FW：元の件名」が表示されるため、「転送メール」と判断できますが、本文にも「メールを転送します」の一文を入れて送信します。
転送意図も伝えると 情報共有がスムーズ！
受信した人に転送の意図が伝わるような工夫をしましょう。タイトルに「参考情報」と入れる、本文冒頭で転送する経緯を説明する、内容のポイントを記しておく等の配慮をすると情報共有がスムーズにできます。
編集・加工はしない、が原則！
転送するメール本文を変更すると、事実が歪み、辻褄があわなくなることがあります。無用な混乱・誤解を招く原因となるので、基本的に編集・加工をすべきではありません。
メールの内容や転送先によっては、送信者が転送されることを快く思わない場合や、守秘義務に違反する場合もあります。そもそも転送してもよい内容かどうかの判断や、元々の送信者に事前に転送の許可を得る等の確認は重要です。また転送メールでは、送信者の名前やアドレスが表示されますので、特に複数の人に転送する際には、名前・アドレスは表示しない等も配慮しましょう。
（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）
