文●人材開発室　田嶋　雅代 

後ろから声をかけられてびっくりした経験はありませんか？

相手の視野に入らない位置から話しかけると驚かせることになりますので、相手の視野に入る位置より声をかけましょう。

お客様を迎えるときは、明るい笑顔と明るい声で挨拶をして

出迎えるのが基本です。

受付係が不在の場合でも、お客様を不安にさせることなく

感じよく出迎えたいものですね。 

■受付電話での対応 

お客様と顔を合わせずに電話越しに案内をしますので、

お客様の不安を取り除く一言を添えるようにしましょう。

「ただいまそちらに参りますので少々お待ちくださいませ。」

「左手のエレベーターで3階にお越しください。3階入口にてお待ちしております。」

　また、来訪の約束をする時には

「入口の受付電話、○番で呼び出してください」

とあらかじめお客様にご案内をしておくと親切です。

「いらっしゃいませ」の挨拶、社内ですれ違うときの会釈など、

誰に対しても礼儀正しい対応を心掛けましょう。

ビジネス上避けて通れない「敬語」ですが、正しい使い分けが

できているしょうか。

• 相手の動作や状態を敬い高める「尊敬語」
• 相手を立てるために自分がへりくだる「謙譲語」
• 言葉遣いを丁寧にすることで敬意を表す「丁寧語」

混同しやすい言葉を中心におさらいしてみましょう。 

尊敬語と謙譲語の使い分けは主語で判断します。

「相手（お客様や上司など目上のひと）」が主語となるものが尊敬語、

「私（身内、お客様から見た社内）」が主語となるものが謙譲語です。

どちらの言葉を使うべきか見極めて適切に使いたいものですね。 

 派遣期間を試用期間とする位置づけですが、双方の合意のもと採用が決まるため、必ずというわけではありません。 
 「紹介予定派遣」とは正社員として就業するという前提で、最長6ヶ月間派遣スタッフとして就業するシステムです。
　期間満了時に派遣先企業・スタッフの相互の合意があった場合、派遣先企業は派遣スタッフを正社員として雇用することになります。「相互の合意があった場合」ということですから、必ず正社員採用しなければならないというわけではありません。尚、正社員採用後は試用期間を設けることはできませんのでご注意ください。
　派遣期間は、派遣スタッフにとっては業務内容や働く環境を体感する期間となり、派遣先企業にとってはスタッフの人物や業務スキルを確認する期間となります。お互いにじっくり見極めたところで入社を決めることができるため、ミスマッチを防ぐことができるとスタッフ・企業双方から注目され、このところ利用が増えています。 

経理職の場合 
例えば売掛金管理といっても会社の規模や業態によって手法は様々です。前職で業務経験があるからといって、そのやり方がそのまま通用しないこともあります。職務経歴書や短時間の面接からは判断がつかないことも、実際に就業することで業務への適性等を判断することが可能となります。 

経理の人材に関するお問い合わせはJPA経理スタッフまで

日々頻繁に行う「物の受け渡し」、
相手が都合のよい方法で確実に受け取れること、
相手が次の動作にスムーズに移れることに配慮しましょう。

【書類を手渡しするときには】

• 書類は相手に見えやすい向きになっている
• 部数や順序はそろっている
• 両手で正面から相手の手に両手で渡す
• お客様に渡す場合など、封筒を用意してある

【署名いただく場合などに筆記用具を手渡しするときには】

• 筆記用具はすぐ書ける状態にしている
• ペン先など鋭利な部分を相手に向けない
• 両手を添えている（小さなものでも片手ではNG）

【大きなものを渡すときには】

• 持ち手があれば、片手で持ち手を、もう一方の手で底に手を添えている
• 相手が重さを感じられるようにそっと手放す

スムーズな受け渡しのためには、相手に声をかけて
「こちらが本日の資料でございます。お確かめください」等、
一言添えましょう。
注意を促したり、内容の確認ができ、
お互いに気持ちよく安心して受け渡しができます。

メールによる文書のやり取りが活発な昨今ですが、ファクシミリ（FAX）の手軽な便利さもビジネスに不可欠です。ただし、気をつけないと危険が潜んでいます。 

■送信先のFAX番号に間違いはありませんか？

•  誤った番号がFAXの受信ができる場合

　　　→情報漏えいの危険性があります。

•  誤った番号が通話用の電話番号の場合

　　　→相手先ではコールが鳴って対応しますが、FAXの送信音が流れるばかり、

　　　　リダイヤル設定により以後何度も通話のできない電話がかかってくることになり

　　　　迷惑をかけます。

•  送信エラーとなった時には、送信先に紙切れ等のトラブルがないか電話確認をします。 

■誰に宛てた文書ですか？

•  宛先、送信枚数、概要が明記されていますか。送付状を添えて送信すると送信もれなどを防ぐことができます。
•  受信した文書は、FAX周辺の人の目に触れます。秘密を扱う文書は送らないのが原則です。 

■いつ、何枚送りますか？

•  「これからFAXを送信します」という送信前の連絡にて相手の都合も確認します。
•  「届きましたでしょうか」という送信後の確認の際にページ抜けや見えにくい箇所がないかを確認すると丁寧です。
•  大量の枚数を送信することは、相手側の通信の妨げとなる恐れもあるため、控えます。 

手書きの文書をそのまま送れることがFAXの便利な点でもありますが、文字は濃く太く書かないと読めないことがあります。また蛍光ペンは写らないので注意しましょう。

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年７月号（ＶＯＬ １０８）より

グローイングカンパニー詳細についてはこちら

人材採用の際に欠かせない「面接」。履歴書ではわからない応募者の能力や人間性を見極める場です。

担当業務のスキルは十分か、仕事への取組姿勢等を判断するために、さまざまな質問をしていきますが、この時応募者も就職する企業を「評価し、選んでいる」ということに気を配りましょう。

企業側は、応募者が自己ＰＲするように、自社の良さをアピールしているでしょうか。

応募者がその企業で働く姿を、応募者・企業それぞれにイメージしながら面接を進めることが大切です。さらに経営理念を説明し共感を得ることは、ミスマッチを防ぎ、入社後のモチベーションを高めることにも繋がります。  

経理の人材に関するお問い合わせはJPA経理スタッフへ

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年７月号（ＶＯＬ １０８）より

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初めての顔合わせで仲介役となった場合、紹介は「目下を先に目上を後に紹介」が基本です。初顔合わせだからこそお互いに好印象となるような気配りを心がけましょう。 

自分が紹介者でどちらを先に紹介するかを迷った場合は、「目上の人が目下の人を先に知る権利がある」ため、目上の方の名前を呼んで声を掛けましょう。例1の場合ならば、「B様、課長のAでございます。・・・」という具合です。

どちらの言葉もいろいろな意味に使われるため、意味が曖昧で中途半端となり、ビジネスの場面では言葉が軽くなり、相手に対して失礼になります。誤った使い方は単に自分が間違って恥ずかしい思いをするだけでは済みません。どんな時、誰に、どう話すか、その場にふさわしい使い方を考え、相手に配慮した言葉遣いを心がけましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年11月号（ＶＯＬ １１２）より

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ビジネスの基本は会話ですが、相手の話をよく聴いているでしょうか。あいづちとは、話し手の話が促進されるように、言葉や態度をタイミング良く合わせて返すことです。あなたはどのようにあいづちを打っているでしょうか？

  人の話す日本語を聞いて「あれ、おかしいな?」と感じることはありませんか。誤って理解したまま使っていることも多いようです。 

次の言い回しは正しいでしょうか。 

■わたしには役不足ですが、頑張ります。

×　「役不足」はその人の力量に比べて与えられた役目が小さすぎることを意味します。この場合は「私には力不足」が適切です。謙遜のつもりで役不足というと「つまらない役を押し付けて…」の意味となってしまいますので注意しましょう。

正しい使用例：「あなたには役不足かもしれないけれど、引受けてください。」 

■あの人は、どうも気が置けなくて付き合いづらい 

×　気が許せない、油断できないことなどの誤った意味にとられがちですが、正しくは、気を遣ったり、遠慮したりする必要がなく、心から打ちとけられるという意味です。

「気を置く」は気を遣うという意味なので、「気が置けない」＝気を遣わない。誤用すると正反対の意味になるので注意しましょう。

正しい使用例：「あの人とは、何でも話せる気の置けない仲だ。」 

■今度の仕事を成功させ、先日の失敗による汚名を挽回します。 

×　名誉が失われた状態から巻き返しを図る意味で使われますが、汚名は返上するもの、挽回するのは名誉です。

正しい使用例：「今度の仕事を成功させ、先日の失敗による汚名を返上します。」または「名誉挽回のためにも今度の仕事を成功させます。」 

言葉は時代とともに変化するため、誤った使い方が多数派となることもありますが、意味が正反対となり、誤解すると相手との後の関係を悪化させることにも繋がります。正しい日本語を使っているかを見直してみましょう。（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子） 

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年１2月号（ＶＯＬ １１3）より

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 ファミリーレストランやコンビニエンスストアなどで、正しい敬語を使い慣れない若いアルバイト店員によって使用される誤った敬語を総称した「ファミ・コン言葉」。日本語の乱れの典型として、度々違和感が指摘されています。 

うっかり、使っていませんか? 

  ビジネスシーンでは敬語を使って話すことが基本ですが、敬語さえ使っていればよいわけでもありません。目上の方に対して使うべきでない言葉もありますが、気をつけて言葉を選んでいるでしょうか。 

こんな言葉を使っていませんか?

敬語の用法にばかり気をとられていたのでは本末転倒です。相手がどう受け止めるか、不快な思いをすることはないか、という配慮があって良好な関係を築くことができます。目上の人に限らず、相手への思いやりをもって言葉を選びたいものです。 （監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子） 

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年2月号（ＶＯＬ １１5）より

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メール全盛の時代においても、正式な文書には封書を用います。中に入れる文書も重要ですが、外見の体裁も注意が必要です。 

どんな場面でどの封筒を使いますか？ 
①白縦長の和封筒
二重…中の文書の文字が透けて見えることがないため改まった文書に用います。
一重…通常の文書のほか、特に不幸が重なることを避ける意味で弔事に関する文書に用います。

②茶封筒
社外文書の中でも請求書や領収書など、特に事務的な文書に用います。

③洋封筒
役員の就任挨拶等儀礼的な文書に用います。
慶事の場合はふたが右から重なり、弔辞の場合はふたが左から重なります。これに伴い差出人住所氏名の位置も変わりますので注意が必要です。 

封筒の外脇付けを使っていますか？ 
①親展
（朱書き）宛先に示された本人以外の開封の禁止を意味します。
「親しみを込めて」という意味ではありませんので念のため。

②重要 
（朱書き）そのまま、重要な文書であることを意味します。

③至急 
届いたらすぐ開封してほしい文書であることを意味します。

④○△在中 
「請求書在中」、等のように内容物を明記します。

文書を郵送する機会は減ったものの、送る際にはより重要な改まった場面であることが多くなったと言えます。送付先に失礼がないように気を配りたいものです。（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子） 

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年3月号（ＶＯＬ １１6）より

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江戸の人たちは人間関係を円滑にするためのさまざまな知恵「江戸しぐさ」を持っていました。 

例えば、こんなものは嫌われます。

時間泥棒
突然押しかけて、相手の都合に関わりなく勝手に時間を奪うことをいいます。金銭は借りても後で返せますが、過ぎた時間は取り返しがつきません。訪問の際は事前に了承を得ておく、電話をかける際には「少しお時間いただけますか」と断りを入れることが相手への配慮です。約束の時間に遅刻するような人は「何においてもいい加減な人」と判断されかねません。 

戸締め言葉
相手が返事に窮し、その先の会話が続かなくなるような言葉を指します。何気なく口にした一言だったとしても、その会話がそこで途切れては、それ以上何の発展もありません。「しかし、そうは言っても…」といった言葉は自分の主張を通そうとするばかりで、相手の意見を聞き入れる気持ちの余裕がないことの表れです。 

忙しい
「忙」、漢字を分解すると心を亡くすと書きます。心を重んじた江戸っ子にとって、心を亡くしたのでは人間扱いされません。このため「忙しそうですね」とは言わず、「ご多用中のところ…」と言い換えます。 

庶民が豊かで商人を中心とした町人文化が栄えた江戸の町には、参勤交代により慣習の違う地方の武士も長期滞在していました。江戸しぐさには狭い江戸の町で、多様な文化的背景を持つ皆が円満に生き生きと暮らす（共生と相互扶助）ための知恵があります。お互いの生きる営みのために他者との衝突を避け、できればお互いの繁栄に結びつけばいいという知恵は今日の私たちにとっても参考となります。（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子） 

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年5月号（ＶＯＬ １１8）より

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名刺には所属、肩書き、名前、連絡先などが記され、自分の事を知ってもらうための大切なツールで、いわばその人の分身です。初対面の相手に挨拶する時には、名刺交換は欠かせないものですが、渡し方・受け取り方にもルールがあります。 

文●人材開発室 田嶋 雅代

デスクの上には、常に業務上の重要資料があります。外出や会議等、中断して席をはずさなくてはならない時、どのような状態となっているでしょうか。自分の席は、自分だけが好き勝手に使っていい場所ではありません。周囲の目に触れる場所であることを意識し、機密保持を第一に心がけ、快適に効率よく使えるよう整理しましょう。  

×パソコンが作業状態のまま

作業中のデータがディスプレイに表示されている状態は、機密、ならびにデータ保持の観点から危機管理が必要です。作業中のデータには保存をかけ、ファイルは閉じ、画面上には表示されないようにしておきます。

×書類が散乱

作業を中断して席を立つ時、書類が広がった状態では

情報が公開されたままです。作業中の書類は伏せて退席します。後で行方不明にならないよう、ファイルや引き出しを利用して、系統だった整理をしておけば、次の作業がスムーズに始められます。

×伝言メモ等が山積み

席をはずしている間に届いたＦＡＸや郵便、伝言を

受けたメモ等がデスクの上に置かれることも多いですが、

雑然となって困らないようにお互いに配慮しましょう。  

席についていない時のデスクの上は、思った以上に無防備です。急に呼ばれて、席をはずすこともありますので、いつもデスクの上は整理整頓しておくように心がけましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

エールパートナーズ会計発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2010年7月号（ＶＯＬ 120）より

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