メールによる文書のやり取りが活発な昨今ですが、ファクシミリ（FAX）の手軽な便利さもビジネスに不可欠です。ただし、気をつけないと危険が潜んでいます。 

 

■送信先のFAX番号に間違いはありませんか？

•  誤った番号がFAXの受信ができる場合

　　　→情報漏えいの危険性があります。

•  誤った番号が通話用の電話番号の場合

　　　→相手先ではコールが鳴って対応しますが、FAXの送信音が流れるばかり、

　　　　リダイヤル設定により以後何度も通話のできない電話がかかってくることになり

　　　　迷惑をかけます。

•  送信エラーとなった時には、送信先に紙切れ等のトラブルがないか電話確認をします。 

■誰に宛てた文書ですか？

•  宛先、送信枚数、概要が明記されていますか。送付状を添えて送信すると送信もれなどを防ぐことができます。
•  受信した文書は、FAX周辺の人の目に触れます。秘密を扱う文書は送らないのが原則です。 

 

■いつ、何枚送りますか？

•  「これからFAXを送信します」という送信前の連絡にて相手の都合も確認します。
•  「届きましたでしょうか」という送信後の確認の際にページ抜けや見えにくい箇所がないかを確認すると丁寧です。
•  大量の枚数を送信することは、相手側の通信の妨げとなる恐れもあるため、控えます。 

手書きの文書をそのまま送れることがFAXの便利な点でもありますが、文字は濃く太く書かないと読めないことがあります。また蛍光ペンは写らないので注意しましょう。

 

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年７月号（ＶＯＬ １０８）より

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