文●人材開発室　田嶋　雅代 

後ろから声をかけられてびっくりした経験はありませんか？

相手の視野に入らない位置から話しかけると驚かせることになりますので、相手の視野に入る位置より声をかけましょう。

お客様を迎えるときは、明るい笑顔と明るい声で挨拶をして

出迎えるのが基本です。

受付係が不在の場合でも、お客様を不安にさせることなく

感じよく出迎えたいものですね。 

■受付電話での対応 

お客様と顔を合わせずに電話越しに案内をしますので、

お客様の不安を取り除く一言を添えるようにしましょう。

「ただいまそちらに参りますので少々お待ちくださいませ。」

「左手のエレベーターで3階にお越しください。3階入口にてお待ちしております。」

　また、来訪の約束をする時には

「入口の受付電話、○番で呼び出してください」

とあらかじめお客様にご案内をしておくと親切です。

「いらっしゃいませ」の挨拶、社内ですれ違うときの会釈など、

誰に対しても礼儀正しい対応を心掛けましょう。

ビジネス上避けて通れない「敬語」ですが、正しい使い分けが

できているしょうか。

• 相手の動作や状態を敬い高める「尊敬語」
• 相手を立てるために自分がへりくだる「謙譲語」
• 言葉遣いを丁寧にすることで敬意を表す「丁寧語」

混同しやすい言葉を中心におさらいしてみましょう。 

尊敬語と謙譲語の使い分けは主語で判断します。

「相手（お客様や上司など目上のひと）」が主語となるものが尊敬語、

「私（身内、お客様から見た社内）」が主語となるものが謙譲語です。

どちらの言葉を使うべきか見極めて適切に使いたいものですね。 

 派遣期間を試用期間とする位置づけですが、双方の合意のもと採用が決まるため、必ずというわけではありません。 
 「紹介予定派遣」とは正社員として就業するという前提で、最長6ヶ月間派遣スタッフとして就業するシステムです。
　期間満了時に派遣先企業・スタッフの相互の合意があった場合、派遣先企業は派遣スタッフを正社員として雇用することになります。「相互の合意があった場合」ということですから、必ず正社員採用しなければならないというわけではありません。尚、正社員採用後は試用期間を設けることはできませんのでご注意ください。
　派遣期間は、派遣スタッフにとっては業務内容や働く環境を体感する期間となり、派遣先企業にとってはスタッフの人物や業務スキルを確認する期間となります。お互いにじっくり見極めたところで入社を決めることができるため、ミスマッチを防ぐことができるとスタッフ・企業双方から注目され、このところ利用が増えています。 

経理職の場合 
例えば売掛金管理といっても会社の規模や業態によって手法は様々です。前職で業務経験があるからといって、そのやり方がそのまま通用しないこともあります。職務経歴書や短時間の面接からは判断がつかないことも、実際に就業することで業務への適性等を判断することが可能となります。 

経理の人材に関するお問い合わせはJPA経理スタッフまで

日々頻繁に行う「物の受け渡し」、
相手が都合のよい方法で確実に受け取れること、
相手が次の動作にスムーズに移れることに配慮しましょう。

【書類を手渡しするときには】

• 書類は相手に見えやすい向きになっている
• 部数や順序はそろっている
• 両手で正面から相手の手に両手で渡す
• お客様に渡す場合など、封筒を用意してある

【署名いただく場合などに筆記用具を手渡しするときには】

• 筆記用具はすぐ書ける状態にしている
• ペン先など鋭利な部分を相手に向けない
• 両手を添えている（小さなものでも片手ではNG）

【大きなものを渡すときには】

• 持ち手があれば、片手で持ち手を、もう一方の手で底に手を添えている
• 相手が重さを感じられるようにそっと手放す

スムーズな受け渡しのためには、相手に声をかけて
「こちらが本日の資料でございます。お確かめください」等、
一言添えましょう。
注意を促したり、内容の確認ができ、
お互いに気持ちよく安心して受け渡しができます。

メールによる文書のやり取りが活発な昨今ですが、ファクシミリ（FAX）の手軽な便利さもビジネスに不可欠です。ただし、気をつけないと危険が潜んでいます。 

■送信先のFAX番号に間違いはありませんか？

•  誤った番号がFAXの受信ができる場合

　　　→情報漏えいの危険性があります。

•  誤った番号が通話用の電話番号の場合

　　　→相手先ではコールが鳴って対応しますが、FAXの送信音が流れるばかり、

　　　　リダイヤル設定により以後何度も通話のできない電話がかかってくることになり

　　　　迷惑をかけます。

•  送信エラーとなった時には、送信先に紙切れ等のトラブルがないか電話確認をします。 

■誰に宛てた文書ですか？

•  宛先、送信枚数、概要が明記されていますか。送付状を添えて送信すると送信もれなどを防ぐことができます。
•  受信した文書は、FAX周辺の人の目に触れます。秘密を扱う文書は送らないのが原則です。 

■いつ、何枚送りますか？

•  「これからFAXを送信します」という送信前の連絡にて相手の都合も確認します。
•  「届きましたでしょうか」という送信後の確認の際にページ抜けや見えにくい箇所がないかを確認すると丁寧です。
•  大量の枚数を送信することは、相手側の通信の妨げとなる恐れもあるため、控えます。 

手書きの文書をそのまま送れることがFAXの便利な点でもありますが、文字は濃く太く書かないと読めないことがあります。また蛍光ペンは写らないので注意しましょう。

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年７月号（ＶＯＬ １０８）より

グローイングカンパニー詳細についてはこちら

人材採用の際に欠かせない「面接」。履歴書ではわからない応募者の能力や人間性を見極める場です。

担当業務のスキルは十分か、仕事への取組姿勢等を判断するために、さまざまな質問をしていきますが、この時応募者も就職する企業を「評価し、選んでいる」ということに気を配りましょう。

企業側は、応募者が自己ＰＲするように、自社の良さをアピールしているでしょうか。

応募者がその企業で働く姿を、応募者・企業それぞれにイメージしながら面接を進めることが大切です。さらに経営理念を説明し共感を得ることは、ミスマッチを防ぎ、入社後のモチベーションを高めることにも繋がります。  

経理の人材に関するお問い合わせはJPA経理スタッフへ

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年７月号（ＶＯＬ １０８）より

グローイングカンパニー詳細についてはこちら

初めての顔合わせで仲介役となった場合、紹介は「目下を先に目上を後に紹介」が基本です。初顔合わせだからこそお互いに好印象となるような気配りを心がけましょう。 

自分が紹介者でどちらを先に紹介するかを迷った場合は、「目上の人が目下の人を先に知る権利がある」ため、目上の方の名前を呼んで声を掛けましょう。例1の場合ならば、「B様、課長のAでございます。・・・」という具合です。

どちらの言葉もいろいろな意味に使われるため、意味が曖昧で中途半端となり、ビジネスの場面では言葉が軽くなり、相手に対して失礼になります。誤った使い方は単に自分が間違って恥ずかしい思いをするだけでは済みません。どんな時、誰に、どう話すか、その場にふさわしい使い方を考え、相手に配慮した言葉遣いを心がけましょう。

（監修：ビジネスマナー講師 八巻 惠子）

弊社発行：成長企業のための情報誌「グローイングカンパニー」

2009年11月号（ＶＯＬ １１２）より

グローイングカンパニー詳細についてはこちら