離席中のデスクの上は？

文●人材開発室田嶋雅代

デスクの上には、常に業務上の重要資料があります。外出や会議等、中断して席をはずさなくてはならない時、どのような状態となっているでしょうか。自分の席は、自分だけが好き勝手に使っていい場所ではありません。周囲の目に触れる場所であることを意識し、機密保持を第一に心がけ、快適に効率よく使えるよう整理しましょう。

×パソコンが作業状態のまま

作業中のデータがディスプレイに表示されている状態は、機密、ならびにデータ保持の観点から危機管理が必要です。作業中のデータには保存をかけ、ファイルは閉じ、画面上には表示されないようにしておきます。

×書類が散乱

作業を中断して席を立つ時、書類が広がった状態では

情報が公開されたままです。作業中の書類は伏せて退席します。後で行方不明にならないよう、ファイルや引き出しを利用して、系統だった整理をしておけば、次の作業がスムーズに始められます。

×伝言メモ等が山積み

席をはずしている間に届いたＦＡＸや郵便、伝言を

受けたメモ等がデスクの上に置かれることも多いですが、

雑然となって困らないようにお互いに配慮しましょう。